El conocimiento es, sin duda, un activo de la empresa al que normalmente no se le da la importancia debida. ¿Te has puesto a pensar qué pasa cuando una persona en tu equipo que sabe la operación de un proceso importante se va? Por lo general, puede costar mucho tiempo (y dinero) llegar al mismo punto que antes, y para ello, existe la administración del conocimiento. Te cuento cómo ponerlo en práctica.
A nivel mundial, la competencia entre las organizaciones cada vez es más fuerte. Por ello, es importante maximizar los resultados con ayuda de todos los recursos disponibles, incluyendo el conocimiento que se crea de manera interna. En otros países, las empresas que impulsan la administración del conocimiento se benefician tanto interna como externamente.
Algunos de los beneficios, conforme la Asociación para el Progreso de la Dirección española, son los siguientes:
- Flexibilidad y mayor capacidad de adaptación ante situaciones cambiantes.
- Gestionar de manera más eficiente los procesos para trabajar con mayor productividad y mejores resultados.
- La toma de decisiones se vuelve más sencilla por el fácil acceso a la información.
- Fomenta el trabajo en equipo, lo que promueve la generación de ideas y, por tanto, la innovación en la organización.
¿Por qué no se lleva a cabo?
Las ventajas son muchas; sin embargo, la administración del conocimiento tiene que superar varios obstáculos antes de implementarse.
Una de las principales limitantes es tener equipos directivos poco sensibles que no le brinden la suficiente importancia. Muchas veces, consideran que la información, lejos de ayudar a su equipo, quizá los ponga en contra de su liderazgo, por lo que limitan las acciones relacionadas con la gestión de información y prefieren la priorización de tareas para lograr objetivos a corto plazo, sin preocuparse por lo que siga.
Otra barrera está en los empleados. La fuerza laboral puede considerar cierto conocimiento como imprescindible para mantener su trabajo; no obstante, esto los lleva a cometer un error. Una forma de contrarrestarlo es tener un liderazgo horizontal, otorgando la información requerida a todos en la organización, y también ofrecer planes de carrera para que ese miedo de retener su puesto se convierta en una actitud colaborativa que se implante en la cultura de la empresa.
Pueden existir otros problemas, como la implementación de tecnologías que no todos conocen. Específicamente en esto, incluir últimas generaciones de la misma no servirá de nada si la organización no conoce su uso. Por ello, una de las bases para la administración del conocimiento en la organización es la capacitación.
Hazlo de manera correcta
La compañía Helpjuice, enfocada en software para la administración del conocimiento, considera que una forma efectiva incluye una combinación entre la tecnología, la cultura empresarial, la infraestructura y mediciones diversas con las que cuenta la organización. Esta empresa aconseja cinco pasos para comenzar:
- Identificar y recolectar conocimiento. La lluvia de ideas, nuevos aprendizajes, nuevos proyectos y la consultoría por parte de expertos (cuando sea necesario), además de la documentación de soluciones resueltas por los equipos, ayudan a conformar el paquete que se busca transmitir.
- Capturar y archivar. Reportes, documentos, sistemas (como CRM) y experiencias diversas del equipo sirven como base de datos, a la cual es importante que sea posible accesarse de modo sencillo. Los sistemas en la nube (como Google Drive y otros) cuentan con versiones empresariales que facilitan esto y ayudan a poder hacer uso de ellos en el futuro.
- Transferir el conocimiento. Con la información previa, en situaciones donde alguien más ocupará un puesto nuevo, es posible diseñar un mecanismo para hacerlo de manera más ágil. En la nube, además de los diversos documentos, se puede tener un manual de procedimientos para esos casos, y también es importante apoyarse de otras herramientas que faciliten la comunicación, como Slack u otros programas similares.
- Aplicar y medir. Los KPI son esenciales para ver si el conocimiento se transfirió correctamente y corregir lo necesario.
- Crear nuevo conocimiento. Cuando la persona o el equipo ya está habituado con la tarea, se debe tener la cultura en la organización para continuar nutriendo la base de datos y complementar con cursos o actualizaciones que contribuyan a las ideas que generen innovación.
No sólo es el conocimiento técnico. Laura Zapata, académica de la EGADE Business School del Tecnológico de Monterrey, asegura que también es fundamental preocuparse por la transmisión de valores y actitudes positivas en la filosofía del trabajo, que son parte del liderazgo informal dentro de la organización: “Si se suma a la administración adecuada del conocimiento, los procesos se vuelven transparentes y efectivos, dando pie a beneficios como ampliar las posibilidades de financiamiento e incrementar su desempeño”.
Además de estos pasos, existen varios métodos que te facilitarán la tarea: mentoría, experiencia guiada, simulaciones y uso de instructores son algunas tácticas que contribuyen a hacer una transmisión más fluida (y si quieres saber más de mentoring, puedes leer su importancia aquí).
Implementa la práctica
Ya sea para preparar a un próximo colaborador o para reducir la curva de aprendizaje de nuevos miembros, prepararte para la transmisión y administración del conocimiento te ayudará a lograr más éxitos. Es una estrategia a largo plazo tanto para ti como para la organización.
¿Ya cuentas con estrategias de este estilo? No olvides dejarme tus comentarios. ¡Hasta el próximo post!
Imágenes: canva.com y pexels.com
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