Las emergencias e imprevistos existen en todos los campos laborales y rompen la agenda establecida: cuando aparecen, debemos adaptarnos y darles solución lo más pronto posible. Pero cuando la urgencia está presente todos los días y ya forma parte de una rutina estresante y negativa, indica que algo no anda bien en la gestión de tiempo y tareas. Así que es momento de parar un poco y analizar si trabajamos en la falsa urgencia, si está fallando la organización o si la carga de labores está bien balanceada.
La falsa urgencia
Hay empresas donde el sentido de la urgencia no se sabe gestionar de manera positiva y se genera un ambiente de trabajo angustioso en el que se pierde de vista el objetivo final. Otras veces, también obedece a que hay jefes con mucha ansiedad y ese estado les hace perder un poco el camino y la meta a cumplir.
Además, la supuesta premura es común cuando no se sabe distinguir entre lo urgente y lo imprevisto. Lo primero es una tarea que se debe realizar porque, de lo contrario, traerá graves problemas a nuestro proyecto, y lo segundo son los quehaceres que nos pueden retrasar un poco y que salen de pronto, pero no ponen en riesgo nuestro objetivo.
Trabajar bajo la falsa urgencia puede ser contraproducente, ya que las personas tienen la idea de que el cometido es apremiante, lo que les va a provocar presión extra, pérdida de tiempo en labores que no son tan relevantes y disminución de la productividad, aunado a que hay mayor riesgo de no tener la precisión y atención adecuadas, lo que va a ocasionar errores.
¿La urgencia funciona como incentivo?
Propiciar el sentido de urgencia se utiliza frecuentemente como herramienta para aumentar la productividad e incentivar el trabajo de las personas; sin embargo, hay que llevarlo con la justa medida y sin originar un fuerte estrés. Para ello, es importante fomentar la labor en equipo y explicar los beneficios para todos en conjunto cumplir con tiempos y objetivos.
Es importante tener propósitos claros, hacer ver a la platilla que cumplir de manera pronta trae mejoras, generar la cultura de apoyo, principalmente del jefe, y, sobre todo, celebrar los logros. En pocas palabras, meter un poco de presión puede ser positivo, pero hay que encontrar la medida óptima.
Gestiona tus tareas y el tiempo
Una de las estrategias para trabajar de forma más enfocada es gestionar tus quehaceres; para esto, es posible recurrir a la matriz Eisenhower, la cual te puede ayudar a clasificar tus labores según la urgencia e importancia. Consiste en colocar las actividades en cuatro cuadrantes: Urgente, No urgente, Importante y No importante. Para sacarle el mayor provecho a este método, hay que saber distinguir entre lo impostergable, que son aquellas labores que requieren atención inmediata, y lo importante, lo cual ayuda a cumplir tus objetivos a largo plazo y que, a veces, se puede aplazar un poco.
Al colocar tus tareas en los cuatro cuadrantes, sabrás cómo solucionar cada una de ellas y el tiempo que le debes dedicar, así verás qué es lo verdaderamente inmediato, qué es posible programar para más tarde, qué delegar y qué es probable desechar.
Otro paso en la gestión de la urgencia es analizar bien los periodos establecidos para cada labor; lo recomendable es ser realistas con ellos, pues, en ocasiones, cometemos el error de poner lapsos más cortos a cuestiones que son más complicadas o que dependen de terceros y, por esta razón, se puede crear este sentimiento de premura. Si es posible, trata de alargar un poco más los plazos que propones, justamente para gestionar algún imprevisto o hacer revisiones más cuidadosas para la entrega del trabajo.
¿Cómo manejan la urgencia en tu empresa? ¿Consideras que hay otras estrategias para hacerlo? Me gustaría conocer tus ideas, así que te leo en los comentarios. ¡Hasta el siguiente post!
Imagen: pexels.com/Andrea Piacquadio
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