Entrar a una compañía puede ser estresante, por lo que es importante integrar a los nuevos empleados lo antes posible. Cuando no se le explican ciertos procesos, es probable que haya errores y renuncias imprevistas. Por ello, el onboarding, una práctica usada por muchas empresas en el mundo, es una gran oportunidad de generar pertenencia y buenos resultados desde el primer día.
El propósito del onboarding es establecer en su espacio a las nuevas contrataciones lo más rápido posible y reducir el tiempo de adaptación a sus nuevos roles. Los distintos programas buscan cubrir, entre otras cosas, el reclutamiento, la selección y la incorporación del trabajador al puesto. Esto último puede ser un proceso muy completo, que implica, en ocasiones, desde la integración al equipo y lugar laboral hasta el trabajo de campo para conocer el desarrollo de la empresa, que incluye a los clientes y los productos (usado comúnmente con posiciones de ventas, por ejemplo).
El onboarding es tan importante que al no realizarlo, estamos dejando ir una gran oportunidad con los nuevos colaboradores y todos los costos que esto conlleva. Top Employers Institute, certificadora en recursos humanos, señala que cuando no existen procesos de integración de nuevo personal, el 20 por ciento de los trabajadores abandonan su empleo en los primeros tres meses. Por el contrario, cuando se aplica el onboarding, hay un 58 por ciento más de probabilidades de que permanezca en la organización al menos tres años después de un sistema estructurado inicial.
Esta disminución de la rotación es relevante tanto en lo económico como en la cultura laboral. El Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresas, IPADE, señala entre los beneficios del onboarding, la reducción de las renuncias a corto plazo y de los malos entendidos entre colaboradores, además de la promoción de la sana competencia. También se indica que un proceso de onboarding exitoso puede incrementar la productividad hasta un 70 por ciento, además de disminuir el absentismo y mejorar el clima en el trabajo.
¿Cómo hacerlo de una manera correcta? Aquí algunos consejos:
Un onboarding efectivo: lo básico
Dick Grote, consultor de gerencias de la Universidad del Norte de Texas, enumera algunos puntos indispensables que no se deben olvidar:
- Enviar un correo a todo el equipo con el fin de que estén listos para recibir a un nuevo empleado.
- Tener preparado el equipo necesario, como una computadora y el software que usará, y ayudarle a configurar sus cuentas de mail.
- Darle todo lo requerido para que ejecute su trabajo desde el día uno: tarjetas de presentación, celular, claves para otros aparatos (como copiadora), etcétera.
- Apoyo para conocer a los demás compañeros, así como sus puestos y funciones.
Otros expertos recomiendan, además de lo anterior, dividir el proceso en cuatro etapas:
- Reclutamiento. Antes de la selección, se sugiere que se resuelvan dudas de los candidatos sobre la filosofía, valores y metas de la empresa. También los detalles de las funciones y normas diarias.
- Primer día. La bienvenida a un nuevo empleo es importante, por lo cual, hacerlo a través de un mensaje personalizado y/o con un pequeño presente, además de señalar funciones, herramientas y expectativas, dará un resultado positivo.
- Primera semana. Al finalizar la semana laboral inicial, es esencial una retroalimentación para saber si existen inquietudes o algún problema con el equipo, acceso o las instalaciones. Esa información ayudará a mantener al empleado en el carril adecuado para que realice sus funciones sin contratiempos.
- Primer mes. La retroalimentación debe continuar para que tanto el trabajador como la compañía estén en comunicación mutua. Es fundamental que se incluya al nuevo colaborador en actividades que lo conecten con la cultura de la empresa y se fomente, si es el caso, su plan de carrera.
Ejemplos de onboarding
Hay quienes llevan más allá este proceso inicial de integración. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Google: su proceso de onboarding se centra en cinco elementos clave: definir claramente roles y responsabilidades, ayudar a los empleados a construir networking, reuniones de retroalimentación durante el primer año, políticas de puertas abiertas y relacionar a los recientes colaboradores con sus compañeros.
- Netflix: esta empresa adopta una política de “bienvenido a casa” para que el empleado se sienta seguro en su nuevo puesto. La compañía alista todo lo necesario: documentos de contratación, oficina, equipo y un proceso de orientación durante el primer trimestre del trabajador, además de su presentación con los demás por parte de su gerente.
- Apple: la organización cuenta con el sistema iBuddy, a través del cual se relaciona al nuevo elemento con un empleado fuera de su equipo, a quien le puede hacer preguntas sobre la cultura organizacional, hábitos en la oficina y otras dudas. Es tan efectivo este método, que aquí llevan ya 30 años trabajando con él y ha sido replicado por otras empresas, como Microsoft.
Algunas personas consideran el onboarding un procedimiento tedioso. Si tú pensabas así, espero que este texto te haya dado una perspectiva de su importancia y algunas herramientas que te ayuden a implementarlo tanto en tus equipos como en tu organización. Y no olvides puntualizar elementos básicos como fechas de pago y horarios, pues aunque parezca obvio, no hacerlo puede causar estrés, ¡elimina la incertidumbre!
Pero así como existe el onboarding, también debemos contemplar el offboarding. Aunque de eso hablaremos en otra entrada. ¡Hasta el siguiente post!
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