Ante una situación fallida, muchas veces es más complicado levantar el ánimo de los participantes que reiniciar todo; por ello, después de un momento de reflexión, hay que tratar de mantener una actitud positiva y volver a intentarlo.
La falla, aunque no parezca, es una constante en todos los proyectos, incluso 70 por ciento de ellos no cumplen con lo que se planeó en un principio y, a pesar de que nos desanima cuando no llegamos a las metas estipuladas, es esencial aprovechar el aprendizaje que nos deja, reparar el error y generar nuevas ideas.
¿Por qué fallan los proyectos?
De primera instancia, necesitamos saber qué fue lo que salió mal. Aunque los temas y la complejidad de los proyectos varían, por lo general comparten las mismas fallas; entre las más comunes podemos encontrar:
Objetivos mal definidos
Uno de los principales problemas de un proyecto malogrado es la falta de objetivos claros y bien establecidos. Es indispensable que todo el equipo los conozca y los entienda, aunado a que siempre debemos pensarlos en función de que sean medibles y que tengan una temporalidad.
Falta de recursos
La planeación de recursos generalmente se queda corta y no solo hablamos de cuestiones monetarias, sino además de personal, tiempo, insumos y herramientas. Por tal motivo, es aconsejable que todos estos aspectos se tomen en cuenta desde el principio.
Falta de comunicación
Este error es uno de los más peligrosos. De acuerdo con un reporte de PMI, la mala comunicación pone en riesgo el 56 por ciento del presupuesto asignado para un proyecto. Estar en constante contacto con el equipo es la base del éxito, ya sea para resolver dudas, estar al tanto del proceso, conocer las dificultades que surgen e incluso aceptar nuevas ideas para crear mejoras.
Mala gestión de riesgos
Es importante tomar en cuenta el grado de riesgo que conlleva un plan, como por cuestiones financieras o también si puede dañar otros proyectos que dependen del mismo o la reputación del personal. Lo óptimo es tener preparados varios escenarios por cualquier incidencia que haya en el camino.
¿Cómo motivar al equipo después de una falla?
Motivar a los colaboradores después de tener una mala experiencia es una tarea difícil, pero imprescindible, porque ellos tienen distintas maneras de manejar los resultados. Lo más adecuado es hablar y trabajar conjuntamente en todo el proceso de recuperación para sentirse animados. Para esto pueden:
Reconocer los sentimientos
De inicio, hay que admitir que los sentimientos de tristeza y desilusión son comunes, e incluso podríamos decir que hasta necesarios, ya que a nadie le cae bien ver que su trabajo de semanas o meses no cumplió con los objetivos. Es importante dar un espacio para dejar fluir esas emociones. No se recomienda pasarlos por alto ni hacer burla de ello. Esto dará al equipo la sensación de comprensión y de que todos están en la misma situación.
Analizar lo que salió mal
El siguiente paso será hacer un análisis de lo sucedido, ver dónde estuvo la falla y asumir la responsabilidad, pero sin sentir culpa o generar acusaciones entre los participantes. Siempre es sugerible tomar el desacierto como una enseñanza y no como un suceso negativo.
Regresar a la chispa inicial
A veces, se requiere recordar la ilusión con la que se empezó el proyecto, los buenos ánimos y las ganas que el equipo tenía en un principio, y así retomar ese sentimiento positivo. La gran diferencia es que ahora ya conocen lo que salió mal y pueden resaltar la parte funcional o eficaz para conservar y perfeccionar la estrategia.
Fomentar la colaboración
Puedes hacer un ejercicio para fomentar la colaboración, el cual consiste en dividir al equipo en dos grupos: el primero pensará en los posibles errores futuros del proyecto y el segundo se centrará en lo positivo. Al confrontar las ideas, tendrás bastante información para plantear bien los objetivos y también verás los probables escenarios de riesgo.
Ser realista para regresar al ruedo
Una vez que se tienen los datos, se debe volver a la planeación y asegurar que las metas sean claras, gestionar el tiempo, las tareas y los recursos; contemplando todo esto se sentirán más seguros para actuar, ayudará a promover una buena actitud y seguir adelante. Mientras más realista es el plan, existen menos posibilidades de fracasar.
Cualquier proyecto tiene un riesgo de no concretarse y de tener fallas, ya que casi siempre hay cuestiones que no consideramos y nunca faltan los contratiempos. Además, recuerda que cuando un plan logra la “perfección”, es muy posible que los objetivos no hayan sido lo suficientemente ambiciosos.
¿Tienes alguna otra idea para motivar a un equipo luego de no obtener los resultados deseados? Me gustaría conocer tus consejos, así que te leo en los comentarios. ¡Hasta el siguiente post!
Imagen: pexels.com/Prateek Katyal
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