Si bien muchas personas ya pasaban gran parte del día en juntas, el trabajo en casa cambió la forma de llevarlas a cabo. Optimizarlas requiere planificación para lograr el éxito en las diferentes plataformas que ofrecen este tipo de servicios. Estas cinco sugerencias te ayudarán a conseguirlo.
La encuesta COVID-19 CFO Pulse Survey de PwC reveló que el 64 por ciento de los directores de finanzas consideran que el trabajo remoto llegó para quedarse y con ello, las juntas en video. Estructurarlas correctamente es vital para mantener la motivación en los equipos y que no quede la sensación de que ‘todo pudo haber sido incluido en un mail’. Pon en práctica estas recomendaciones y aumenta tu valor en las reuniones de trabajo.
Punto 1: de 30 minutos y con agenda propia
Al mudarse el trabajo a las casas, es importante considerar que aunque todos estemos a un clic de distancia, se deben respetar los límites y horarios de disponibilidad de todos los colaboradores. Con respecto a los tiempos y la productividad de los empleados, la empresa de software Atlassian arrojó que, en promedio, un empleado asiste a 62 reuniones virtuales de una hora al mes, y de éstas, 50 por ciento de los trabajadores consideraron haber desperdiciado su tiempo.
Si agregamos que, según este estudio, solo en Estados Unidos el costo de las reuniones innecesarias es de 37 mil millones de dólares al año, es importante hacer productivos estos encuentros.
La recomendación es de 30 minutos, mantener una agenda de lo que se revisará, y si nosotros exponemos o el equipo debe revisar materiales, cerciorarnos de que tengan acceso a ellos al inicio de la junta.
Punto 2: mira a la cámara
En la normalidad presencial, la buena impresión de los pies a la cabeza en una primera reunión es vital. Un buen apretón de manos, el olor sutil de una buena loción y la formalidad en el atuendo contribuyen a dejar un grato recuerdo en nuestro receptor. Sin embargo, ¿cómo podemos manejar esos detalles hoy en día a través de las juntas virtuales?
Un elemento primordial es la cámara de nuestros ordenadores. Revisa que no quede demasiado baja respecto a tu posición; si así fuera, usa algún soporte para que la cámara quede a una altura óptima y no ofrezca un ángulo de visión muy inclinado en relación a tu postura. También considera invertir en una cámara para videollamadas, sobre todo si te notas muy pixelado y si tienes que utilizar en gran parte de tus juntas elementos no digitales. Arma el paquete completo con un aro de luz y buenos audífonos -los cuales usualmente tienen un buen micrófono-, ¡notarás una gran mejora!
Punto 4: nada desaparece, todo se transforma
Algunas cosas de las reuniones no desaparecieron, solo se transformaron para la vida digital: saber utilizar el lenguaje corporal y las expresiones faciales durante una videoconferencia es sumamente importante para ayudar a comunicar tus ideas y mantener un ambiente agradable durante el encuentro.
Las universidades todavía analizan el impacto de la era COVID-19, pues mientras que en la comunicación presencial la influencia del lenguaje corporal sobre el mensaje es del 55 por ciento por 7 por ciento del contenido, en las interacciones telefónicas la voz tiene 55 por ciento de impacto por 38 por ciento de contenido.
La firma Glauco Cavalcanti, especialista en desarrollo humano, recomienda que, hoy más que nunca, la preparación pre-junta (como ensayar una presentación) debe hacerse para medir los tiempos. Si la videollamada será con un grupo grande o con personas que hablan mucho, apoyarnos en las funciones de chat o botones como el de ‘levantar la mano’ contribuyen a facilitar la participación.
Punto 5: cuida el fondo… y tu micrófono
Cuando ensayes, no descartes el interactuar con la plataforma que usarás para la reunión, sobre todo si por alguna razón durante la reunión, vas a compartir tu pantalla. Conocer la plataforma también te ahorrará errores comunes en esta nueva modalidad, como seguir hablando con el micrófono apagado u olvidar apagarlo e interrumpir con sonidos de tu entorno. Idealmente, solo aquel que tiene la palabra debería tener el micrófono abierto, manteniéndose el resto de los participantes en silencio y activándolo únicamente cuando sea su turno.
Otra de las grandes dificultades del home office es que no todos cuentan con el espacio suficiente para habilitar una oficina, por lo que el fondo puede ser desde la cocina, hasta la misma habitación, que quizá no sea tan profesional. Utilizar fondos personalizables es una buena opción, solo toma en cuenta que la efectividad de éstos dependerá de la velocidad del internet.
Consejo extra: evita convocatorias masivas
La facilidad que hoy en día tenemos para conectarnos a una reunión puede resultar tentador para llamar a tu equipo completo; sin embargo, cuando quieras hacerlo, recuerda que las horas de cada persona de tu equipo cuestan. Por tanto, entre más gente innecesaria tengas en tu meeting, más cara es la reunión. Convoca siempre a quienes sean estrictamente imprescindibles y a los demás mantenlos informados con un correo.
Tip final: invierte y prepárate
Gran parte de nuestro tiempo laboral lo pasamos en reuniones con otros. Datos del Instituto Tecnológico de Massachusetts arrojan que el ejecutivo promedio ocupa 23 horas a la semana en juntas, lo que significa casi la mitad de las 48 horas de jornada laboral. Por ello, hoy más que nunca, es vital que el tiempo sea de calidad.
¿Qué has hecho en esta nueva normalidad para que tú y tu equipo logren reuniones eficientes? Cuéntame en los comentarios.
Imágenes: canva.com y pexels.com
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