El éxito de una empresa radica en el trabajo en equipo, así que es esencial mantener un ambiente donde las personas integrantes se sientan cómodas y apreciadas. Para lograrlo, hay que buscar acciones que mejoren la comunicación y que brinden espacios de expresión; una de ellas es el all-hands meeting, un método que se populariza cada vez más.
¿Qué es un all-hands meeting?
Más que una junta, un all-hands meeting es un foro en el cual todo el personal está presente, incluso quienes trabajan vía remota, cuya finalidad es ofrecer información que les concierne a todos como una estrategia para la integración corporativa.
Generalmente, los datos que se comparten tienen una gran relevancia, como pueden ser: el estado de la organización, su ritmo de crecimiento y anuncios de cambio; también esta sesión se utiliza para celebrar los logros. Realizar un all-hands meeting da la seguridad de que todos los colaboradores reciban dicha información al mismo tiempo, aunado a que brinda un espacio para que las personas externen sus dudas o preocupaciones.
¿Cuáles son los beneficios?
Al tener este tipo de reuniones, que nada tienen que ver con una junta habitual, se fomenta el trabajo en equipo y la comunicación, lo que trae diferentes beneficios. Estos son:
Compromiso
Recibir un email o comunicado siempre es más impersonal que escuchar directamente a los jefes. Al haber una comunicación más cercana, se fomenta el compromiso de los miembros de la plantilla, ya que disminuye la incertidumbre y se evita la tergiversación de la información.
Inspiración
Al conocer los logros de la empresa y el agradecimiento de los directivos, las personas se sienten más inspiradas para seguir laborando y así cumplir los objetivos.
Sentido de comunidad
Al compartir la misma experiencia, se crea el sentimiento de pertenencia y de unión entre los empleados.
Conexión
Aumenta la cercanía en los equipos, porque este espacio les otorga tiempo y actividades para conocer a otras personas con las que pueden tener cosas en común, y de esta manera se genera un vínculo entre ellas; esto hará que el ambiente de trabajo sea más agradable.
Un espacio de discusión
Estas reuniones dan la oportunidad de que los colaboradores expongan preguntas o sugerencias; con ello, no solo se sienten escuchados, sino que también pueden surgir ideas para mejorar el engranaje empresarial. Esta parte fomentará la transparencia, la cual es importante para la moral de los empleados.
¿Cuándo y cómo organizarlo?
Para planear un all-hands meeting, se requiere una estructura ordenada. Para ello, debes seguir estos pasos:
- Establece un comité organizador
Debido a que es una reunión para toda la compañía, es complicado que una sola persona se haga cargo; por esta razón, hay que designar a los organizadores, que generalmente es el equipo de recursos humanos o el de comunicación en conjunto con los directivos.
- Determina el objetivo
La orden del día se formará con un objetivo específico, ya sea transmitir información relevante, realizar un trabajo de integración o ambos.
- Planear la logística
En este caso, debes determinar el espacio en el que se llevará a cabo, quiénes serán los expositores y el moderador, qué tiempo darás para las preguntas y respuestas, etc. También es necesario que tengas listas las presentaciones y que pruebes las herramientas tecnológicas que utilizarás para no tener problemas durante la reunión.
- Hacer la cita
Una vez que ya hayas decidido todo lo anterior, es momento de elegir el día y la hora, y mandar la invitación a las personas que deben estar presentes, incluidos los compañeros que están en otro lugar de trabajo. Una de las ventajas de este tipo de sesiones es la reducción de incertidumbre que se pueda generar.
Otros consejos a tomar en cuenta
Debido a que los asistentes dejarán de hacer sus actividades por, al menos, una hora, haz que este all-hands meeting valga la pena y no sea aburrido; por ello, debe ser una sesión dinámica, donde los directivos no presenten un monólogo lleno de datos e información pesada.
Es importante tener un moderador y que este inicie la sesión rompiendo el hielo; existen varias técnicas, y una de las más comunes es hacer preguntas como: ¿cuánto llevas en la empresa?, ¿cuál es tu proyecto soñado?, ¿qué habilidad te gustaría aprender?, ¿quiénes son tus compañeros de trabajo?, etc.
Posteriormente, tus ponentes harán la presentación. También puedes tener algún invitado para dar un mensaje motivacional y de este modo se complementará la información. La sesión de preguntas y respuestas será la última parte y tu moderador, el encargado de gestionarla. Finalmente, si así lo deseas, abre un espacio para que los empleados muestren sus habilidades; así se darán unos minutos para estas presentaciones y con ello se cierra tu reunión.
¿Qué otros beneficios puede brindar un all-hands meeting a la empresa? Comparte en los comentarios qué ideas se te ocurren, me gustará leerlas. ¡Hasta el siguiente post!
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