En la oficina o en el teletrabajo, las reuniones son muy importantes, pero también tienen un costo elevado. Por ello, saber llevarlas de manera adecuada es importante. Sin embargo, según estudios, solo el 20 por ciento de los directores cuentan con entrenamiento para coordinar una junta. Y sí, siempre podemos caer en la tentación de la famosa “juntitis”. Aquí podrás saber cómo evitarlo.
Pasamos en juntas mucho, mucho tiempo
Si tienes la sensación de que gran parte de tu tiempo laboral lo pasas en juntas, tal vez sí sea verdad. Una encuesta del sitio Dialpad a más de 2,800 profesionales estadounidenses arrojó datos interesantes, como por ejemplo, que más del 80 por ciento de las personas pasan un tercio de la semana en juntas. Además, conforme a las respuestas del estudio, el lunes es el día más popular para agendarlas y el miércoles cuando se llevan a cabo las más largas. Esta misma investigación señala que, a raíz de la pandemia por COVID-19, el promedio de estas sesiones ha aumentado a 12 al mes y que las industrias donde ha incrementado significativamente la cantidad de estas son las de salud, tecnología, medios y finanzas.
Por otro lado, hay que señalar que entre más alto es el nivel de dirección, mayor será el porcentaje de tiempo invertido en reuniones. En México, según datos de la OCDE, se calcula que una persona pasa 339 horas al año en juntas y muchas de ellas pueden ser improductivas.
Las razones de los excesos
¿Qué nos lleva al desmedido número de reuniones? Miter, una startup para una mejor planeación de las mismas, sugiere las siguientes razones:
- Juntas por FOMO (Fear of Missing Out). Es muy común que se agenden con los equipos completos por temor a que se pierdan detalles; sin embargo, no identificar a las personas clave para cada reunión, eleva su costo, tanto el económico (el costo por hora de cada empleado) como el de oportunidad (lo que deja de hacer cada integrante por atender esas sesiones).
- Juntas urgentes. Puede haberlas; sin embargo, un exceso que no contemple el tiempo de los demás terminará siendo un problema.
- Para comprometer a la gente. Las reuniones pueden funcionar como un mecanismo de compromiso con los demás, y si bien puede ser hasta motivante, muchas de las juntas con este objetivo son innecesarias.
- Para retomar otra reunión. ¿No se llevó una minuta de la última sesión y quieres programar una nueva para reanudar lo faltante? Es una junta totalmente prescindible.
Tips para una reunión exitosa
La planeación de las juntas es primordial para hacer eficiente el tiempo de las mismas. Joel Schwartzberg, coach experto en liderazgo, sugiere estas acciones que te servirán para tener una sesión efectiva:
- Comparte la información previamente. No necesitas esperar a la reunión para informar adecuadamente.
- Prepara un brief no solo con los puntos, sino también con las posibles respuestas. Esto te ayudará a tener una mejor transmisión de ideas y a plantear escenarios.
- Comparte el propósito de la junta al iniciar. Tener claridad desde el inicio, evitará distracciones durante la sesión.
- Guía tu junta. Empieza con una revisión rápida del estatus del tema a tratar, realiza transiciones a la agenda de la sesión y llega a las conclusiones. Esto fortalecerá tu liderazgo y, al mismo tiempo, al equipo.
- Escucha y observa. La comunicación no verbal dice mucho, y hoy, en la época de las juntas virtuales, hay que poner más atención que nunca. Las reacciones de los demás pueden revelarte qué tanto interés tienen y lo que es posible hacer para mantenerlos atentos.
- Prepara preguntas. Desde qué buscan con las estrategias hasta cómo puedes apoyar para lograr los objetivos o los recursos que se necesitan. Estar preparado te ayudará a tener una junta más efectiva.
- Finaliza con acciones concretas. Entre más claros queden los pasos a seguir al término de la junta, mejor. Integra a las personas necesarias para darle continuidad a cada acción.
¿Cuánto me cuesta una junta?
Si requieres un número para decidir reducir las reuniones o platicar con tus superiores para hacerlo, esta calculadora te será muy útil. Con ella, podrás calcular cuánto cuesta una junta, desde 15 minutos hasta un día laboral completo, dependiendo de cuántos asistentes tenga y su salario promedio, ¡te vas a sorprender!
Espero que esta entrada te sirva para planear reuniones efectivas y necesarias porque, como ves, la “juntitis” no solo afecta a tu equipo, sino también es un costo que puede ser muy grande para tu empresa. Y si las tienes que hacer irremediablemente, busca lograr procesos eficaces para que cada una de ellas te de excelentes resultados.
Déjame tus comentarios, nos vemos el siguiente jueves. ¡Hasta el próximo post!
Fotos: pexels.com/fauxels
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