¿Te ha pasado que has tenido reuniones de trabajo cuyo tema pudo ser un email? Seguramente sí. Sabemos que las juntas son indispensables para llegar a acuerdos, pero el abuso de ellas puede impactar de manera negativa al personal y a su ritmo laboral; incluso hay algunos estudios que demuestran que el 83 por ciento de estas reuniones resultan improductivas.
Debido al trabajo remoto, la frecuencia y la duración de las juntas fue aumentando con el paso del tiempo, lo que además llevó a la “fatiga de zoom” que contribuye al llamado tecnoestrés. Ahora que muchas personas han vuelto al empleo presencial, este hábito sigue dominando los entornos laborales, lo que puede ser agotador y suele tener un alto costo monetario para las empresas.
¿Por qué se es adicto a las reuniones laborales?
Existen varias razones que provocan este aumento de juntas; por ejemplo, el cambio al teletrabajo originó acoplarnos a una nueva forma de interactuar y muchos jefes encontraron en ellas un modo de controlar las funciones del personal a falta de contacto.
Otra de las causas es un fenómeno conocido como FOMO (fear of missing out) o miedo a estar ausente y perder información. Las personas que lo experimentan sienten la necesidad de estar presentes todo el tiempo, ya que, de lo contrario, los superiores quizá pensarían que no tienen compromisos con la compañía.
Convocar a muchas reuniones también puede estar relacionado con la urgencia egoísta, que se genera cuando los jefes creen que sus necesidades u objetivos laborales tienen mayor prioridad que los del equipo y no se detienen a reflexionar en que los demás cuentan con sus propias funciones y cargas de trabajo.
Para algunas personas, las juntas son un medio para aliviar el estrés, porque confían en que todo está bajo control; también consideran que con estas se solucionan tareas urgentes, aunque en la realidad no tengan mucha relevancia.
El exceso de juntas mata la productividad
En efecto: para llegar a acuerdos, es necesario comunicarse, pero congregarse constantemente no es la solución; incluso se ha demostrado que los empleados que no asisten a reuniones son más productivos, pues dedican su tiempo y esfuerzo al trabajo en sí.
De acuerdo con un estudio de MIT Sloan, las empresas que redujeron 40 por ciento sus juntas obtuvieron mejoras de productividad hasta en 71 por ciento y optimizaron el ambiente laboral, ya que la gente buscaba medios más directos como emails o llamadas telefónicas para lograr resoluciones en el tiempo apropiado y así cumplir los objetivos.
Aprende a realizar juntas productivas
Si bien no se deben descartar por completo, sí es necesario tener un plan adecuado para que realmente sean funcionales y aporten información con el fin de alcanzar las metas impuestas. Por eso, procura que las reuniones se basen en los siguientes puntos:
- Prepárala
Cuando requieras una junta, debes tener muy claro el objetivo y los temas a tratar. Es importante comunicarlo en la convocatoria, junto con los datos del lugar, hora y duración. Así los asistentes irán preparados para entrar en materia de forma inmediata.
- Crea un ambiente positivo
De antemano, ya sabemos que habrá personas que estarán en la reunión de manera forzada; entonces, trata de crear un ambiente agradable y positivo para disminuir la tensión. Sé empático y muy concreto en el asunto del que se hablará, eso lo agradecerán mucho los asistentes.
- Lleva el material necesario
Ten todos los insumos o materiales indicados para la reunión y compártelos con anticipación, esto ayudará a resolver dudas o a hacer comentarios muy puntuales. También es recomendable que hayas practicado el uso de los dispositivos, como los proyectores, o revisado las presentaciones; aunque nadie está exento de accidentes tecnológicos, es fundamental prevenirlos mediante un ensayo previo.
- Concéntrense en el tema
Muchas veces, en las juntas surgen temas que no tienen relación con el objetivo principal de la charla, así que evita esas desviaciones. Respetar los puntos a tratar siempre dará mejor resultado. Los discursos cortos y las observaciones precisas son necesarias.
- Agradece el tiempo
Siempre da las gracias por el tiempo que el equipo dedica a una reunión, ya que, finalmente, están colaborando y tienen que hacer modificaciones en su agenda para poder asistir; por ello, debemos reconocer esa participación.
Una sugerencia más: convoca solo a las personas que se requieran y esfuérzate en respetar la duración agendada. De esta forma, demuestras atención a todos los participantes y se generarán lazos de confianza más fuertes.
¿Qué opinas del exceso de juntas? ¿Crees que existe una manera de trabajar en conjunto sin tantas reuniones? Comparte tu propuesta en los comentarios, me gustará leerla. ¡Hasta el siguiente post!
Imagen: pexels.com/Fauxels
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